Wskazówki dotyczące netykiety e-mail

Komunikacja elektroniczna staje się w dzisiejszych czasach coraz popularniejsza niż rozmowy telefoniczne, "ślimaki", a nawet, w niektórych przypadkach, spotkania twarzą w twarz. W każdym profesjonalnym otoczeniu, w tym w biurze medycznym, ważne jest rozważenie kilku kwestii podczas wysyłania e-maili do współpracowników, pacjentów, lekarzy, szpitali, sprzedawców lub innych specjalistów.

Ludzie spędzają dużą część dnia na otwieraniu i czytaniu e-maili. Cenny czas nie powinien być marnowany na nieskuteczne i nieważne e-maile. Ten sam profesjonalizm, z którego korzystasz przez telefon, korespondencję korespondencyjną lub twarzą w twarz, powinien być również wyrażany w wiadomości e-mail. Zawsze pamiętaj, że wiadomość e-mail jest formą komunikacji, a sposób, w jaki odbiorca interpretuje wiadomość, jest jedyną rzeczą, która ma znaczenie.

Przed utworzeniem i wysłaniem e-maila zadaj sobie kilka pytań.

Czy poczta elektroniczna jest najlepszą formą komunikacji dla informacji, które wysyłam?
Czy to jest profesjonalne?
Czy jest zgodny z HIPAA?
Czy to dokładnie reprezentuje mnie i biuro medyczne?

Etykieta etykiety e-mail nr 1

Robić pomyśl o treści wiadomości, zanim ją naciśniesz WYSŁAĆ. Upewnij się, że poczta e-mail jest odpowiednią formą komunikacji dla Twojej wiadomości zamiast rozmowy telefonicznej lub spotkania. Należy pamiętać, że treść powinna odzwierciedlać obraz i poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od biura medycznego.

Nie rób tego wysyłać, przekazywać i odpowiadać na wiadomości e-mail zawierające treści obsceniczne, obraźliwe, oszczercze, zniesławiające, rasistowskie lub seksualne. Kary mogą być surowe dla Ciebie i Biura Medycznego.

Etykieta etykiety e-mailowej nr 2

Robić używaj właściwej gramatyki, interpunkcji i ortografii. Ponownie, twoja wiadomość jest odbiciem twojego gabinetu lekarskiego. Pamiętaj też, aby treść wiadomości była zwięzła i użyj odpowiedniego układu wiadomości, co ułatwi czytanie. Zanim trafisz, sprawdź wiadomość e-mail WYSŁAĆ.

Nie rób tego używaj WSZYSTKICH CZAPEK, ponieważ jest to uważane za krzyczące lub krzyczące w świecie online. Posługiwać się pogrubienie lub kursywa podkreślić słowo lub frazę. Należy również unikać używania niezwykle fantazyjnych lub dziwnych czcionek, ponieważ utrudnia to czytanie wiadomości e-mail.

Etykieta etykiety e-mailowej nr 3

Robić upewnij się, że wiadomość e-mail jest wysyłana do odpowiednich odbiorców. Informacje w Biurze Medycznym, w szczególności związane z informacją o pacjencie, powinny być udostępniane wyłącznie w oparciu o potrzebę wiedzy. Weź też pod uwagę, że ludzie mogą uważać informacje niezwiązane z nimi za "wiadomości-śmieci".

Nie rób tego omówić informacje osobiste i poufne lub załączyć pliki pacjentów w wiadomości e-mail. Użyj numerów kont pacjentów lub numerów rejestrów medycznych, aby poinformować kogoś o przejrzeniu konta. Twoje informacje powinny być tam odnotowane.

Etykieta etykiety e-mailowej nr 4

Robić jeśli to możliwe, odpowiadaj na profesjonalne e-maile w ciągu 24 godzin. Jeśli to nie daje wystarczająco dużo czasu, przynajmniej odpowiedz, że otrzymałeś wiadomość e-mail, a skontaktujesz się z nimi jak najszybciej.

Nie rób tego odpowiadać na spam lub prośby o subskrypcję / rezygnację z subskrypcji. Spowoduje to tylko wzrost ilości spamu, który zaleje Twój firmowy adres e-mail.

Zasada etykiety e-mailowej nr 5

Robić utrzymuj emocje z dala od e-maili. Bądź grzeczny i profesjonalny. Dowiedz się, z kim możesz być nieformalny po upływie czasu wystarczającego do zbudowania tego rodzaju relacji.

Nie rób tego powiedz coś w e-mailu, którego możesz później żałować. Zachowaj ostrożność podczas wysyłania wiadomości e-mail lub odpowiadania na nią w gniewie. Nigdy nie twórz osobistych komentarzy na temat innej osoby, nie rób komentarzy, które mogłyby obrazić kogoś lub powiedzieć coś, czego nie powiesz osobiście.

Zasada etykiety e-mailowej nr 6

Robić utrzymuj humor, dowcipy i ironię do minimum. Intencje często są "zagubione w tłumaczeniu" w e-mailach, a ludzie mogą nie zawsze żartować. Pomyśl o tym z perspektywy odbiorcy.

Nie rób tego wysyłać, przekazywać dalej lub odpowiadać na łańcuszki. Jest to nieprofesjonalne zachowanie, a niektórzy postrzegają to jako wiadomości-śmieci. Pamiętaj, że każda przesyłana zawartość powinna odzwierciedlać obraz i poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od biura medycznego.