4 sposoby na udoskonalenie planowania gabinetu lekarskiego

1

Odpowiednie planowanie spotkań pacjentów

Wyzwaniem może być znalezienie równowagi między wystarczającą liczbą pacjentów, aby zaspokoić potrzeby finansowe praktyki, a jednocześnie oferować opiekę nad pacjentem na wysokim poziomie. Pamiętaj o tych rzeczach:

• Pacjenci nie powinni czekać dłużej niż 15 minut na zaplanowane spotkanie.
• Biorąc pod uwagę, jak nieprzewidywalna może być opieka zdrowotna, zrozumiałe jest, że czasami może się zdarzyć, że pacjenci będą dłużej czekać.
• Rodzaje wizyt pacjentów różnią się w zależności od specjalizacji, diagnozy pacjenta i procedur wykonywanych podczas wizyty. Oznacza to, że każdemu typowi wizyty należy przypisać inny wymóg czasowy.
• Liczba codziennych wizyt pacjentów powinna być w stanie pokryć wydatki biura i, oczywiście, przynieść zysk.
• Podczas opracowywania projektu lub struktury systemu planowania pacjenta należy wziąć pod uwagę wszelkie możliwe zdarzenia, które mogą spowodować zakłócenia w przepływie pacjenta.

2

Zmniejsz zakłócenia w przepływie pacjentów

• Późny przyjazd: Aby pomóc w rozwiązaniu tego problemu, należy ustalić pewne ograniczenia dotyczące czasu, jaki może upłynąć od zakończenia badania pacjenta, pozwolić pacjentowi, który jest na wczesnym etapie wizyty, na przejście do miejsca, w którym przebywa pacjentka późno i zaplanować przewlekle pacjentów pod koniec dnia.
• No-shows: Istnieją trzy sposoby na uniknięcie nieodebranych spotkań.
  1. Przypomnienie wzywa pacjentów 24 - 48 godzin przed wyznaczonym terminem wizyty.
  2. Jednym ze sposobów zmniejszenia liczby niepokazań jest zastosowanie internetowego planowania pacjentów. Pacjenci mogą zarządzać, planować lub zmieniać terminy spotkań, co zmniejsza prawdopodobieństwo niepojawienia się.
  3. Płacenie pacjentowi opłaty za nieobecność w przypadku nieodebranych wizyt. Opłaty niezwiązane z przedstawieniem nie tylko stanowią część utraconych dochodów, ale także informują pacjentów, aby powiadomili ich, jeśli mają zamiar odwołać ich wizytę. Pozwala to również na zmianę harmonogramu spotkania, gdy pacjent jest przy telefonie.
• Walk-iny: Zapoznaj się z trendami dotyczącymi tego, kiedy gabinet lekarski ma tendencję do obserwowania większej liczby wejść, takich jak w poniedziałki lub podczas sezonu grypowego, i odpowiednio dostosuj.

3

Otwarta komunikacja z pacjentami

• Powiadamiaj pacjentów, gdy terminy są opóźnione
• Naucz personel gabinetu lekarskiego, jak odpowiadać na niekliniczne pytania pacjentów
• Opracowywanie i dystrybucja badań satysfakcji pacjentów
• Komunikuj się na piśmie w razie potrzeby. Każdy łatwy i skuteczny sposób upewnienia się, że pacjenci otrzymują informacje ważne dla ich opieki, to przekazywanie im takich informacji, jak podstawowe informacje na temat praktyki lekarskiej, lista przedmiotów, które można przywieźć do każdej wizyty, zasady dotyczące płatności oraz zasady dotyczące prywatności.

4

Komunikacja telefoniczna i elektroniczna

Telefon

Jako jeden z najczęściej używanych środków komunikacji, nie należy lekceważyć komunikacji telefonicznej. Często jest to pierwsza interakcja, jaką biuro medyczne ma z pacjentem. Oto kilka podstawowych wskazówek, które możesz zaoferować personelowi medycznemu w celu polepszenia etykiety telefonicznej.

• Aktywne słuchanie
• Dobre maniery w telefonach - profesjonalne i uprzejme
• Zachowaj poufność
• Zawsze dziękuj im za telefon
• Nigdy nie rozłączaj się pierwszy
• Podczas odbierania wiadomości uzyskaj jak najwięcej informacji
• Zachowaj spokój i uprzejmość, nawet gdy pacjent jest dla ciebie niegrzeczny

Elektroniczny

Ten sam profesjonalizm, z którego korzystasz przez telefon, korespondencję korespondencyjną lub twarzą w twarz, powinien być również wyrażany w wiadomości e-mail. Zawsze pamiętaj, że e-mail jest formą komunikacji, a sposób, w jaki odbiorca interpretuje wiadomość, jest jedyną rzeczą, która ma znaczenie.

• Upewnij się, że poczta e-mail jest odpowiednią formą komunikacji dla Twojej wiadomości zamiast rozmowy telefonicznej lub spotkania. Należy pamiętać, że treść powinna odzwierciedlać obraz i poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od biura medycznego.
• Używaj właściwej gramatyki, interpunkcji i ortografii. Pamiętaj też, aby treść wiadomości była zwięzła i użyj odpowiedniego układu wiadomości, co ułatwi czytanie.
• Upewnij się, że wiadomość e-mail jest wysyłana do odpowiednich odbiorców. Informacje w Biurze Medycznym, w szczególności związane z informacją o pacjencie, powinny być udostępniane wyłącznie w oparciu o potrzebę wiedzy.