Jak uzyskać kopie dokumentacji medycznej

Przeglądanie dokumentacji medycznej jest nie tylko mądrą rzeczą do zrobienia, jest to prawo. Pozwala aktualizować wszelkie informacje, które mogą być istotne dla Twojej opieki lub zapytać lekarza o recepty lub wyniki badań, których brakuje lub są one nieprawidłowe.

Historycznie dokumentacja medyczna była utrzymywana i utrzymywana przez głównego opiekuna. W ostatnich latach pojawił się trend, w którym pacjenci wzięli odpowiedzialność za przechowywanie i utrzymywanie własnej dokumentacji medycznej.

O ile nie jesteś w systemie opieki zdrowotnej, który zapewnia dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR), będziesz musiał podjąć kroki w celu uzyskania kopii dla siebie.

Zgodnie z ustawą HIPAA o ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r., Masz prawo uzyskać kopie większości dokumentów medycznych, niezależnie od tego, czy są one przechowywane w formie elektronicznej czy papierowej. Należą do nich notatki lekarza, wyniki badań medycznych, raporty laboratoryjne i informacje rozliczeniowe.

Kto może zażądać dokumentacji medycznej

Chociaż przepisy HIPAA mają na celu ochronę prywatności, są tak rozległe, że wielu dostawców wciąż nie wie, jak je egzekwować. Może to czasami utrudnić uzyskanie twoich danych, nawet jeśli masz do nich pełne prawo.

Według HIPAA masz prawo żądać dokumentacji medycznej, jeśli:

• Jesteś pacjentem lub rodzicem lub opiekunem pacjenta, którego dane są wymagane.
• Jeśli jesteś opiekunem lub adwokatem, który uzyskał pisemną zgodę od pacjenta. W niektórych przypadkach dostawca opieki zdrowotnej dostarczy formularz, który pacjent musi wypełnić.

Wiele osób przyjmuje, że tylko oni lub osoby przez nich wyznaczone mogą uzyskać kopie dokumentacji medycznej. Zgodnie z prawem istnieją również inne osoby lub organizacje, które również mogą mieć prawo.

Obejmuje to nie tylko Twojego lekarza pierwszego kontaktu, ale również podmioty zewnętrzne, którym możesz świadomie lub nieświadomie przyznać prawo przy podpisywaniu podania pacjenta lub formularza rejestracyjnego. Należą do nich nie tylko lekarze, ale organizacje, takie jak firmy ubezpieczeniowe, szpitale, laboratoria, domy opieki, ośrodki rehabilitacji i dostawcy bilingów.

Niektórzy ludzie proszą nawet o udostępnienie swoich informacji medycznych aplikacjom mobilnym (takim, które monitorują stan zdrowia serca lub cukrzycę). Zgodnie z HIPAA masz prawo zażądać tego z założeniem, że lekarz, który je ujawnił, nie ponosi odpowiedzialności za sposób, w jaki dostawca aplikacji mobilnych wykorzystuje lub zabezpiecza twoje dane.

W tym celu w interesie Państwa jest przeczytanie wszelkich dokumentów rejestracyjnych lub przyjęcia, aby w pełni zrozumieć prawa, które przyznajecie i z którymi dane mogą być udostępniane.

Które rekordy można dostarczyć, a które odmówić

Chociaż masz prawo do większości dokumentacji medycznej, niektórzy dostawcy usług medycznych mogą wstrzymać się. Należy pamiętać, że wiek określonego zestawu rekordów może również wpływać na możliwość ich uzyskania: Większość dostawców, w tym lekarze, szpitale i laboratoria, jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji medycznej dla dorosłych przez co najmniej sześć lat, chociaż może się to zmieniać w zależności od stanu. W zależności od stanu, zapisy dziecka muszą być przechowywane przez trzy do 10 lat po ukończeniu 18 lub 21 lat.

Wśród różnych zapisów masz prawo do uzyskania:

• Wszelkie notatki lub zapisy utworzone przez dostawcę
• Wszelkie wyniki diagnostyczne, dla których dostawca ma kopie, w tym badania krwi, zdjęcia rentgenowskie, mammografie, testy genetyczne, biopsje itp.
• Wszelkie informacje dostarczone przez innego lekarza, które zostały wykorzystane do ustalenia diagnozy i / lub bezpośredniego leczenia

Jeśli szukasz konkretnych badań laboratoryjnych lub zapisów dotyczących hospitalizacji, często najlepiej jest poprosić o nie laboratorium lub szpital, a nie głównego dostawcę usług. Prawdopodobnie będą bardziej kompletne i mogą nawet być przechowywane przez dłuższy okres czasu niż prywatna praktyka medyczna.

Rejestru Twój dostawca może odmówić

Istnieją zapisy, którym możesz odmówić dostępu. Obejmują one przede wszystkim zapisy dotyczące zdrowia psychicznego, w przypadku których notatki dostawcy mogą być uważane za "wrażenia", a nie diagnozy. Twierdzono, że ujawnienie tych zapisów może zaszkodzić stosunkowi między lekarzem a pacjentem lub zostać niewłaściwie skonstruowane, gdy zostanie wyjęte z kontekstu.

W związku z tym dostawca nie może odmówić twojej prośby, ponieważ może to zranić twoje uczucia. Można go odmówić tylko wtedy, gdy ujawnienie informacji może zmusić cię do wyrządzenia krzywdy sobie lub innym. Jeśli odmówiono, odmowa musi zostać ci przekazana na piśmie.

Zgodnie z prawem można racjonalnie odmówić:

• Notatki z psychoterapii
• Dokumenty EMR, które nie znajdują się w "wyznaczonym zbiorze rekordów" (czyli te, które nie odnoszą się do twojego zdrowia, ale są używane do zapewnienia jakości w celu poprawy opieki nad pacjentem)
• Zapisy, które mogą zagrozić Twojemu życiu i bezpieczeństwu
• Informacje zebrane w celu użycia w procesie sądowym
• Zapisy zawierające wzmiankę o innej osobie, której może szkodzić wydawanie informacji
• Dokumenty, które naruszają poufność osoby trzeciej, której obiecano poufność
• Zapisy, które mogą zagrażać Twojemu zdrowiu, bezpieczeństwu, opiece lub rehabilitacji, jeśli jesteś w więzieniu (lub innych więźniów lub osób w zakładzie karnym)
• Zapisy będące częścią trwających badań, które nie zostały zakończone

Wiele z tych ograniczeń podlega szerokiej interpretacji.

Jeśli uważasz, że niesłusznie odmawiasz dostępu do określonej dokumentacji medycznej, możesz zgłosić skargę do Biura Praw Obywatelskich (OCR) w DHHS. Możesz zrobić to samo, jeśli twoja tajemnica lekarska została naruszona.

Jeśli OCR zgadza się, że Twoja skarga jest uzasadniona, poinstruuje lekarza lub placówkę o podjęciu działań naprawczych lub egzekwowaniu ugody, jeśli rzeczywiście została wyrządzona szkoda. Reklamacja musi zostać złożona w ciągu 180 dni od naruszenia.

Prawo zabrania również działań odwetowych po stronie podmiotu objętego ubezpieczeniem, jeśli złożono skargę, np. W przypadku zakończenia świadczenia usług lub wzrostu kosztów usług.

Co zrobić, jeśli odmówiono Ci dostępu do dokumentacji medycznej

Jak poprosić o dokumentację medyczną

Większość praktyk lub udogodnień poprosi Cię o wypełnienie formularza, aby poprosić o dokumentację medyczną. Formularze można zazwyczaj odbierać w biurze lub dostarczać faksem, pocztą lub pocztą elektroniczną, Jeśli biuro nie ma formularza, możesz napisać list, aby złożyć wniosek. Pamiętaj, aby dołączyć:

• Twoje imię
• Numer ubezpieczenia społecznego
• Data urodzenia
• Adres i numer telefonu
• Adres e-mail
• Lista żądanych rekordów
• Daty usługi
• Opcja dostawy (faks, poczta, e-mail, osobiście)
• Podpis

Po złożeniu wniosku może być konieczne chwilę oczekiwania na otrzymanie rekordów. Przepisy stanowe są różne, ale zazwyczaj wymagają dostawy w ciągu 30 do 60 dni. Pamiętaj, aby zachować kopię pierwotnego wniosku i skontaktować się z Departamentem Zdrowia swojego stanu, jeśli nie otrzymasz dokumentów po wielokrotnych próbach.

Koszt usługi

Pamiętaj, że możesz zapłacić za koszty swojej dokumentacji medycznej, jeśli chcesz, aby były dostarczane na papierze, faksem lub za pośrednictwem mediów elektronicznych. Chociaż cena może być różna, musi być rozsądna.

Co więcej, masz prawo do ewidencji, nawet jeśli nie zapłaciłeś lekarzowi lub placówce za tę procedurę. Zapisy nie mogą być wstrzymane z powodu braku płatności, a nie możesz zostać obciążony wygórowaną opłatą za zrekompensowanie braku płatności za usługi. Jeżeli środki są należne, lekarz lub placówka może poszukiwać dróg windykacji, takich jak postępowanie sądowe lub usługa windykacji.

Dla lekarza już nie praktykującego

Jeśli lekarz przejdzie na emeryturę lub przestanie być wykonywany, wszystkie zapisy medyczne muszą być nadal przestrzegane przez prawo. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy lekarz zmarł lub rozwiązuje praktykę bez sprzedaży.

Zgodnie z prawem dokumentacja medyczna powinna zostać przekazana innemu podmiotowi świadczącemu opiekę zdrowotną, który zgadza się przyjąć odpowiedzialność. Jeśli nie można znaleźć dostawcy, rekordy mogą być archiwizowane w renomowanej firmie zajmującej się komercyjnym przechowywaniem.

Podobnie, jeśli twój lekarz opuścił praktykę, ale praktyka wciąż działa, twoje zapisy muszą być utrzymywane przez pozostałych członków. Jeśli praktyka została sprzedana, nowa praktyka będzie odpowiedzialna za utrzymanie zapisów i będzie odpowiedzialna, jeśli zapisy zostaną utracone lub niewłaściwie zarządzane.

Śledzenie twoich zapisów może być czasem wyzwaniem, szczególnie, jeśli gabinet lekarski został zamknięty bez informacji o spedycji. W tym przypadku możesz zrobić kilka rzeczy:

• Skontaktuj się ze swoim stanem lub lokalną społecznością medyczną. Ponieważ wiele z tych organizacji wymaga rocznej rejestracji, najprawdopodobniej będą one miały najnowsze dane kontaktowe.
• Porozmawiaj ze swoim zakładem ubezpieczeń zdrowotnych. Jeśli lekarz nadal jest zatwierdzonym dostawcą, ubezpieczyciel będzie miał dane kontaktowe.
• Skontaktuj się ze szpitalem, w którym lekarz wykonał obchód. Szpitale wymagają od lekarzy formalnego procesu uzyskania przywilejów szpitalnych. Działy zasobów ludzkich zwykle zawierają szczegółowe informacje na temat pliku.

Jeśli wszystko inne zawiedzie, być może trzeba będzie zrekonstruować plik, kontaktując się z różnymi laboratoriami, szpitalem lub specjalistami, których używałeś. Twoi ubezpieczyciele, zarówno w przeszłości, jak i obecnie, mogą podać szczegółowe informacje na temat wszelkich roszczeń w Twoim imieniu.

Korygowanie błędów

Po uzyskaniu kopii dokumentacji medycznej należy dokładnie się z nimi zapoznać. Jeśli zauważysz błędy lub pominięcia, będziesz chciał je natychmiast poprawić, aby nie zagrażały Twojej przyszłej opiece.

Większość dostawców zgodzi się poprawić błędy rzeczowe lub wyśledzić raporty, które powinny zostać zachowane w twoim pliku.

Nie dotyczy to jednak różnic opinii, do których lekarz ma prawo wyrazić opinię lekarską. Obejmuje to uwagi dotyczące czynników przyczyniających się do choroby (np. Alkoholizmu lub HIV), których nie powinno się zawierać w dokumentacji medycznej. Zmiana lub pomijanie zapisów nie tylko będzie etycznie problematyczna, ale może również podważyć działanie lekarza.

Mając to na uwadze, jeśli uważasz, że odmowa dokonania korekty jest niesprawiedliwa lub narażasz na szwank swoją szkodliwość, prześlij skargę do OCR, wyszczególniając spór. Mogą przejrzeć dowody i zdecydować, czy korekta jest uzasadniona.

Słowo od DipHealth

Znajomość zapisów medycznych może być równie ważna jak wizyta u lekarza. Jeśli masz dostęp do EMR, koniecznie zapoznaj się z nim po każdej wizycie lub wizytach u lekarza. Pozwala na wprowadzanie poprawek w razie potrzeby i aktywniej uczestniczyć, jeśli i kiedy potrzebne jest leczenie.

Co zrobić, jeśli odmówiono Ci dostępu do dokumentacji medycznej