8 Obowiązki recepcji

Personel recepcji jest zwykle pierwszym kontaktem pacjenta z biurem. Nie tylko odbierają telefony lub witają pacjentów. Są również odpowiedzialni za planowanie spotkań i uzyskiwanie informacji demograficznych o pacjentach. Muszą być w stanie nadążyć za szybkim tempem biura medycznego, a także zwracać szczególną uwagę na szczegóły. Oto 8 obowiązków personelu recepcji.

1

Z zadowoleniem przyjmuje i wita …

Osoba z recepcji wita wszystkich pacjentów i gości, osobiście lub przez telefony. Jak wszyscy wiedzą, pierwsze wrażenia są trwałe. Pierwsze wrażenia, jakie klienci otrzymują na temat Twojej praktyki lekarskiej, często pochodzą od personelu biurowego, co sprawia, że ​​są one kluczowe dla sukcesu Twojej organizacji. Zapewnienie wysokiej jakości opieki i doskonałej obsługi klienta zapobiegnie utracie dochodów dla biura medycznego ze względu na wysoki poziom zadowolenia pacjentów.

2

Odbiera telefon…

zachowując uprzejmy, spójny sposób korzystania z telefonu przy użyciu odpowiedniej etykiety telefonicznej. Dobre maniery w telefonie to proste zadanie. Posiadanie dobrych manier na telefon oznacza po prostu bycie profesjonalistą i traktowanie innych tak, jak chcesz być traktowany, jeśli jesteś osobą dzwoniącą. Ważne jest, aby personel gabinetu medycznego konsekwentnie oferował uprzejmy, spójny sposób korzystania z telefonu. Gdy pacjent dzwoni, sposób, w jaki personel recepcji zajmuje się rozmową telefoniczną, określa sposób postrzegania obiektu.

3

Utrzymuje strefę odbioru …

czysty i zorganizowany. Utrzymanie biura medycznego w czystości nie zależy tylko od tego, jak wygląda. Czyste biuro medyczne ma zasadnicze znaczenie dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników i pacjentów. Utrzymanie gabinetu lekarskiego w stanie wolnym od drobnoustrojów jest czymś więcej niż tylko tym, co jest na powierzchni; chodzi o zdrowe, sterylne środowisko, aby zapobiegać chorobom zakaźnym.

4

Rejestruje nowych pacjentów …

i aktualizuje istniejące dane demograficzne pacjentów, gromadząc szczegółowe informacje o pacjentach, w tym dane osobowe i finansowe. Cykl konta pacjenta pochodzi z początkowego wprowadzenia informacji demograficznych o pacjentach, które obejmują dane demograficzne pacjentów i informacje o ubezpieczeniach. Nieprawidłowe informacje mogą opóźnić płatność.

5

Ułatwia przepływ pacjentów …

poprzez powiadamianie dostawcy o przybyciu pacjentów, mając świadomość opóźnień i komunikacji z pacjentami i personelem klinicznym. Jeśli pacjenci twojego biura medycznego nie są zadowoleni z całego procesu, mogą nie wrócić. Zapewnienie wysokiej jakości opieki i doskonałej obsługi klienta zapobiegnie utracie dochodów dla biura medycznego ze względu na wysoki poziom zadowolenia pacjentów. Pacjenci najprawdopodobniej będą wracać, dopóki będą zadowoleni z całego procesu.

6

Odpowiada…

pacjentów, potencjalnych pacjentów i zapytań gości w sposób uprzejmy. Technika nazywana "aktywnym słuchaniem" jest pomocnym narzędziem, które zapewnia pełne zrozumienie. W tej technice słuchacz ponownie sformułuje informacje, które usłyszą własnymi słowami. Jeśli te informacje są poprawne, wymiana jest zakończona, jeśli nie, nadawca informacji może skorygować wszelkie nieporozumienia w tym czasie. Ta wymiana zajmuje tylko trochę więcej czasu i jest skutecznym narzędziem do tworzenia odpowiedzialności, ponieważ wszyscy uczestnicy wymiany wiedzą, że oczekiwania były jasne i zrozumiałe.

7

Przechowuje medyczny sprzęt biurowy …

odpowiednio zaopatrzony poprzez przewidywanie potrzeb w zakresie zapasów, składanie zamówień i monitorowanie sprzętu biurowego.

8

Chroni poufność pacjenta …

upewniając się, że chronione informacje zdrowotne są zabezpieczone przez pozostawienie PHI w zwykłej witrynie i wylogowanie z komputera przed pozostawieniem go bez nadzoru. Utrzymywanie poufności pacjenta nie tylko sprawia, że ​​pacjenci czują się bezpiecznie w szpitalu, ale także w prawie. Każda organizacja, która uzyskuje dostęp do informacji o stanie zdrowia pacjentów, jest traktowana jako podmiot objęty ochroną i jest prawnie zobowiązana do przestrzegania przepisów HIPAA lub do wymierzania kar cywilnych i / lub karnych. Konieczne jest, aby zapisy medyczne pozostały poufne i nie mogły być dostępne dla osób, które nie posiadają odpowiedniej autoryzacji. Ujawnienia informacji dotyczących chronionych informacji zdrowotnych pacjenta (PHI) bez ich upoważnienia są uważane za naruszenie zasady prywatności.