5 Komponenty do skutecznych kontroli wewnętrznych

Kontrole wewnętrzne definiuje się jako proces mający na celu zniechęcanie do oszustw, zabezpieczanie zasobów firmy i zapewnienie zgodności z przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kontrola wewnętrzna jest skuteczna tylko wtedy, gdy są one określone przez specyficzne potrzeby biura medycznego, wdrożone, monitorowane i mierzone, aby upewnić się, że funkcjonują zgodnie z planem.

Biuro medyczne musi podjąć proaktywne podejście, aby zapobiegać i wykrywać wykroczenia pracowników poprzez wprowadzenie polityki dotyczącej kontroli wewnętrznych. Zapobieganie i wykrywanie odgrywają bardzo ważną rolę w każdym procesie kontroli wewnętrznej, minimalizując pewien poziom ryzyka.

1

Zatrudnianie praktyk

Zatrudnianie najlepszych pracowników biur medycznych jest skutecznym sposobem wzmocnienia procesu kontroli wewnętrznej. Zatrudnianie personelu, który jest kompetentny, godny zaufania i niezawodny dzięki dokładnemu wstępnemu testowaniu kandydatów, jest po prostu dobrym interesem biznesowym. Kontrole wstępne i kontrole referencyjne to proste sposoby na pozbycie się złych jabłek i powstrzymanie niektórych osób od ubiegania się o pracę.

Mimo, że poprzedni pracodawcy nie mogą przekazywać żadnych informacji poza statusem zatrudnienia i kwalifikowalności do rehirii, możesz poprosić wnioskodawcę o podanie danych kontaktowych dla poprzednich przełożonych lub współpracowników w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji. Kontrole wewnętrzne, w tym kontrole zdolności kredytowej, zawierają również szczegóły dotyczące osobistej historii kandydata.

2

Rozdzielenie obowiązków

Podział obowiązków zapobiega sytuacji, w której jeden pracownik ponosi odpowiedzialność za wiele transakcji związanych z obsługą finansów. Ilekroć pracownik musi obsługiwać pieniądze, powinna istnieć jedna osoba, która autoryzuje określone transakcje, inna osoba odpowiedzialna za przetwarzanie i inna osoba odpowiedzialna za pogodzenie i przechowywanie. Gwarantuje to, że nikt nie może wykonać żadnego zadania, które nie zostanie wykryte lub sprawdzone przez inną osobę.

Rozdzielenie obowiązków utrudnia utratę dowolnej kwoty, niezależnie od tego, czy dzieje się to na poziomie recepcji, czy na poziomie administracyjnym biura medycznego. Gdy pracownicy wiedzą, że każdy proces jest śledzony i monitorowany, zachęca on do dokładności i uczciwości w wykonywaniu zadań.

3

Dokumentacja

Każda transakcja finansowa powinna mieć papierowy ślad. Dokumentacja to nie tylko praktyka pisania lub dokumentowania działań, ale także przechowywanie kopii wszystkich dokumentów finansowych, takich jak faktury i przekazy pieniężne. Pracownicy powinni być świadomi, że nigdy nie wykonają transakcji na podstawie ustnego żądania.

Obowiązująca dokumentacja obejmuje oficjalne formularze urzędu medycznego, papier firmowy lub faktury i powinna być autoryzowana przez podpis, w razie potrzeby. Czeki powinny zawsze mieć fakturę, podobnie jak zwroty, przekazy pieniężne lub księgowania płatności. Gotówka powinna być akceptowana, nigdy nie przekazywana, chyba że zwróci pacjentowi zmiany. Uzgodnienie gotówki należy również udokumentować na początku i na końcu każdej zmiany.

4

Fizyczne i elektroniczne zabezpieczenia

Korzystanie z sejfów, systemów alarmowych, kamer i zamków może pomóc urzędowi medycznemu w ochronie danych, zapasów, aktywów i pieniędzy.

1. Wszystkie kasy, czeki i książeczki czekowe przechowuj w sejfie z ograniczonym dostępem personelu medycznego. Kombinacje powinny być regularnie zmieniane.

2. Wdrożyć systemy alarmowe na godziny i dni wolne od pracy.

3. Kamery można umieścić przy każdym wejściu i wyjściu, w recepcji i wycelować w sejf.

4. Zawsze utrzymuj drzwi do pomieszczenia zaopatrzenia i / lub szafy aptecznej i zezwalaj tylko na dostęp do niektórych obszarów w razie potrzeby.

Zabezpieczenia elektroniczne obejmują korzystanie z haseł i ograniczanie dostępu wyłącznie do upoważnionego personelu.

5

Monitorowanie operacji

Każdy proces kontroli wewnętrznej byłby niepełny bez możliwości monitorowania operacji. Monitorowanie kontroli wewnętrznej obejmuje przegląd codziennych operacji, aby zapewnić prawidłowe działanie procesów.

1. Uzgodnienie gotówkowe

2. Kontrola konta lub wykresu

3. Weryfikacja poprzez porównanie raportów

4. Regularne kontrole zapasów

Konieczne jest uważne monitorowanie wszystkich procesów, ale przede wszystkim kierownik biura medycznego musi:

1. Ustal zasady i cele

2. Przekazuj je wszystkim pracownikom

3. Regularnie dostarczaj opinie